Khi văn phòng bắt đầu hoạt động, cách mọi người chọn chỗ ngồi, sử dụng phòng họp và tìm đồ dùng mới cho thấy những điểm cần điều chỉnh. Đánh giá sau sử dụng nên đi từ công việc cụ thể, kết hợp phản hồi với quan sát và thử thay đổi trong phạm vi rõ ràng.
1. Hỏi về hoạt động thay vì chỉ hỏi thích hay không
Nghiên cứu nơi làm việc toàn cầu 2024 của Gensler xem xét cách người dùng làm việc và trải nghiệm của họ với không gian. Từ góc nhìn đó, doanh nghiệp có thể xây dựng câu hỏi phù hợp với văn phòng của mình; kết quả quốc tế không thay cho phản hồi thực tế tại doanh nghiệp.
Thay câu hỏi “văn phòng có đẹp không?” bằng “khi cần tập trung, bạn chọn chỗ nào và vì sao?”. Mời đại diện những nhóm có cách sử dụng khác nhau, gồm người thường đón khách, họp từ xa, hỗ trợ kỹ thuật hoặc quản lý tài liệu. Cùng một khu vực có thể phục vụ tốt nhóm này nhưng chưa phù hợp nhóm khác.
2. Gắn mỗi phản hồi với một tình huống cụ thể
Một nhận xét ngắn sẽ hữu ích hơn khi có khu vực, thời điểm và công việc liên quan. Có thể dùng bộ câu hỏi sau trong một buổi trao đổi nội bộ, kèm chỗ để người dùng kể tình huống gần nhất. Đây là gợi ý biên tập để tìm vấn đề, không phải thang đo đã được xác nhận cho mọi doanh nghiệp.
| Hoạt động | Câu hỏi gợi ý | Ngữ cảnh cần ghi |
|---|---|---|
| Làm việc tập trung | Bạn chọn được chỗ phù hợp khi cần yên tĩnh không? | Khu vực, loại việc và điểm gây gián đoạn |
| Họp và trao đổi | Cuộc họp nào khó tìm chỗ hoặc khó bắt đầu? | Loại phòng, quy mô nhóm và cách đặt lịch |
| Họp trực tuyến | Người tại phòng và từ xa gặp trở ngại gì? | Vị trí ngồi, thiết bị và tình huống đã xảy ra |
| Kết nối đồng nghiệp | Chỗ nào thuận tiện để trao đổi nhanh? | Hoạt động lân cận và ảnh hưởng cần xem xét |
| Lưu trữ và hỗ trợ | Đồ thường dùng có dễ tìm và trả về đúng chỗ không? | Vật dụng, vị trí và cách tiếp cận |
Không vội chuyển câu trả lời thành yêu cầu mua sắm. Phản hồi “phòng họp luôn thiếu” có thể cần xem lại loại phòng, thời điểm sử dụng và quy ước đặt lịch trước khi quyết định bổ sung phòng.
TỪ KIẾN THỨC ĐẾN KHÔNG GIAN
Bạn cần trao đổi cho trường hợp cụ thể?
Chia sẻ nhu cầu để cùng xem xét cách áp dụng vào mặt bằng và hoạt động của doanh nghiệp.
Gọi 0385 686 8773. Quan sát để bổ sung ngữ cảnh
Chọn những tình huống đang có câu hỏi để quan sát: khu vực ít được chọn, điểm thường có người chờ hoặc nơi trao đổi ảnh hưởng tới nhóm khác. Ghi điều nhìn thấy theo khu vực và hoạt động, rồi hỏi lại người sử dụng về nguyên nhân. Một chỗ ngồi đang trống tại một thời điểm chưa đủ để kết luận không gian đó không cần thiết.
Chỉ thu thông tin cần cho việc điều chỉnh. Nếu chụp ảnh, thống nhất quyền sử dụng và tránh để lộ người, màn hình hoặc tài liệu nhạy cảm. Không cần theo dõi cá nhân để mô tả một điểm vướng chung trong bố cục hay cách vận hành.
4. Thử điều chỉnh nhỏ trước khi cải tạo lớn
Gom những phản hồi tương tự và trao đổi với nhóm thiết kế, vận hành hoặc IT tùy vấn đề. Có việc liên quan đến mặt bằng; có việc chỉ cần đổi vị trí đồ dùng, hướng dẫn đặt phòng hoặc kiểm tra thiết bị. Chọn một phạm vi thử, ghi việc sẽ thay đổi, đầu mối phụ trách và thời điểm hỏi lại.
Trước khi thử, lưu hiện trạng cùng câu hỏi muốn kiểm chứng. Chẳng hạn, nếu bố trí lại một góc trao đổi, cần hỏi liệu người dùng có bắt đầu cuộc trò chuyện thuận tiện hơn và ảnh hưởng tới khu bên cạnh thế nào. Đó là điều cần kiểm tra sau sử dụng, chưa phải cam kết hiệu quả.
5. Hỏi lại và đưa kết quả vào brief tiếp theo
Dùng lại nhóm câu hỏi ban đầu sau khoảng sử dụng đã thống nhất. Ghi cả điểm thuận tiện hơn lẫn vấn đề vẫn còn, cùng những thay đổi về cách làm việc có thể ảnh hưởng đến nhận xét. Sau đó quyết định giữ, điều chỉnh hoặc dừng thử nghiệm dựa trên thông tin đã thu được.
Đưa nhu cầu chưa giải quyết vào brief của đợt tiếp theo, kèm tình huống và dữ liệu đã xác nhận. Hồ sơ này giúp doanh nghiệp trao đổi với đơn vị thiết kế bằng vấn đề sử dụng cụ thể, thay vì bắt đầu lại từ một danh sách mong muốn chung.
Khám phá dịch vụ thiết kế và thi công văn phòng, các bài tại Kiến thức văn phòng hoặc liên hệ D&C Infinity để trao đổi những điểm cần rà soát trước khi điều chỉnh không gian.